« Soyez introspectifs quant à votre capacité à adopter de nouvelles choses et à changer les processus, car je pense que c’est la clé. » – Satya Nadella, PDG de Microsoft
Cette citation souligne l’importance fondamentale d’être ouvert au changement afin de tirer pleinement parti des nouvelles technologies. Dans un contexte administratif, adopter des outils innovants comme l’Intelligence Artificielle (IA) permet non seulement de gagner du temps et de faciliter les tâches quotidiennes. Ainsi, les assistantes et secrétaires peuvent se concentrer davantage sur des missions à forte valeur ajoutée et mieux gérer leur temps et leur énergie. Chez IBS Global Services, nous intégrons cette vision en plaçant l’IA au cœur de nos formations, afin d’équiper nos apprenants des compétences essentielles pour rester compétitifs et efficaces sur le marché du travail.
- L’IA, moteur d’innovation administrative
Qu’est-ce que l’Intelligence Artificielle (IA) ?
L’Intelligence Artificielle (IA) peut se définir comme un ensemble de technologies permettant aux machines d’imiter des fonctions cognitives humaines, telles que l’apprentissage, la prise de décision ou la résolution de problèmes. L’IA fonctionne par le biais d’algorithmes capables de traiter d’énormes quantités de données afin d’en tirer des conclusions et de s’améliorer au fil du temps, sans intervention humaine directe. Elle repose principalement sur les notions suivantes :
- Machine Learning : les machines apprennent à partir des données sans être explicitement programmées (exemple : recommandations Netflix).
- Deep Learning : utilise des réseaux de neurones afin d’imiter les processus d’apprentissage du cerveau humain (exemple : véhicules autonomes de Tesla).
- Traitement du Langage Naturel (NLP) : permet aux machines de comprendre et de générer du langage humain (exemple : Google Traduction).
Ces technologies sont aujourd’hui largement utilisées pour optimiser et faciliter les processus administratifs en entreprise. Pour bien utiliser l’IA, il est essentiel de comprendre le fonctionnement des algorithmes et savoir leur fournir des instructions claires sous forme de « prompts » précis et définis, afin d’obtenir les résultats souhaités.
Les outils intelligents tels que Boomerang, x.ai ou ChatGPT simplifient considérablement les tâches administratives répétitives telles que la gestion des emails, l’organisation des agendas ou la saisie de données. En automatisant ces activités chronophages, les assistantes et secrétaires peuvent mieux se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée comme la planification stratégique, l’analyse approfondie de données ou la gestion de projets complexes. Ces capacités permettent aux assistantes et secrétaires de prendre des décisions plus précises, pertinentes et rapides, renforçant ainsi leur rôle stratégique au sein des entreprises.
- Le métier d’assistant(e) et de secrétaire : compétences humaines enrichies par l’IA
Le secrétaire assistant occupe un rôle clé en tant que premier interlocuteur des collaborateurs et de leurs partenaires extérieurs (clients, fournisseurs, etc.). Il est chargé de mettre en forme les documents, classer les dossiers, gérer les appels téléphoniques, planifier les rendez-vous et traiter le courrier. L’assistant de direction, quant à lui, épaule le directeur en mettant à profit ses compétences pour alléger sa charge administrative, lui permettant de se concentrer sur ses fonctions stratégiques. Pour exceller dans ce rôle, des qualités telles que l’organisation, la méthode, la discrétion, une présentation soignée, ainsi qu’un esprit d’initiative et une certaine autonomie sont indispensables.
Aujourd’hui, une bonne maîtrise des outils bureautiques et d’Internet est incontournable. L’assistant(e) doit être capable de prendre des notes rapides en réunion, de synthétiser des informations clés et de rédiger clairement divers documents professionnels. Grâce à l’IA, il est possible d’améliorer encore davantage ces compétences. Par exemple, pendant une réunion, l’assistant peut prendre des notes rapides puis utiliser une IA comme ChatGPT pour reformuler clairement les idées, produire un compte rendu structuré ou encore résumer précisément les échanges. De tels outils permettent une efficacité accrue et une meilleure gestion du temps.
Exemples de prompts utiles pour intégrer l’IA :
- Rédaction de comptes rendus de réunion :
Prompt : « En tant qu’assistant(e) de direction, j’ai pris des notes lors de la réunion du [date] concernant [sujet de la réunion]. Peux-tu, en tant que rédacteur professionnel, transformer ces notes en un compte rendu clair et structuré, prêt à être partagé avec l’équipe dirigeante ? Voici les notes : [insérer les notes]. »
Pourquoi : Ce prompt permet à ChatGPT de comprendre le contexte et le rôle attendu, facilitant ainsi la génération d’un document professionnel à partir de vos notes brutes.
- Planification d’un événement :
Prompt : « En tant qu’assistant(e) de direction chargé(e) d’organiser un séminaire pour notre entreprise, j’ai besoin d’un plan détaillé. Peux-tu, en tant que coordinateur d’événements expérimenté, élaborer un planning complet pour un séminaire de deux jours prévu les [dates], incluant les sessions, les pauses, les déjeuners et les activités de team-building ? »
Pourquoi : Ce prompt précise le rôle de ChatGPT et le contexte, ce qui l’aide à fournir un planning détaillé et adapté aux besoins spécifiques de l’événement.
- Rédaction de courriels professionnels :
Prompt : « En tant qu’assistant(e) de direction, je dois informer notre principal fournisseur d’un changement dans notre calendrier de commandes. Peux-tu, en tant que spécialiste en communication professionnelle, rédiger un courriel poli et clair annonçant que, à partir du [date], nos commandes passeront de [fréquence actuelle] à [nouvelle fréquence], en expliquant brièvement la raison de ce changement ? »
Pourquoi : En définissant le contexte et le destinataire, ce prompt aide ChatGPT à formuler un message approprié et professionnel.
- Création d’un tableau de suivi :
Prompt : « En tant qu’assistant(e) de direction, je dois suivre l’avancement des projets en cours. Peux-tu, en tant qu’expert en gestion de projets, créer un modèle de tableau Excel avec des colonnes pour le nom du projet, le responsable, les échéances, le statut actuel et les commentaires ? »
Pourquoi : Ce prompt guide ChatGPT pour générer une structure de tableau adaptée au suivi efficace des projets, facilitant ainsi la gestion et la communication des informations clés.
- Préparation d’un discours :
Prompt : « En tant qu’assistant(e) de direction, je dois préparer un discours pour le directeur général à l’occasion du 10ᵉ anniversaire de l’entreprise. Peux-tu, en tant que rédacteur de discours professionnel, rédiger un texte inspirant d’environ 5 minutes, mettant en avant les réalisations majeures de la dernière décennie et les perspectives futures ? »
Pourquoi : Ce prompt fournit à ChatGPT des directives claires sur le contenu et le ton souhaités, aidant à produire un discours cohérent et motivant.
Conseils pour formuler des prompts efficaces :
- Précision : Décrivez clairement la tâche ou le document souhaité.
- Contexte : Fournissez des détails sur la situation ou l’objectif pour orienter la réponse.
- Rôle attribué à ChatGPT : Indiquez le rôle que doit jouer ChatGPT (par exemple, rédacteur professionnel, coordinateur d’événements) pour adapter le style et le contenu de la réponse.
- Format attendu : Spécifiez le type de document ou la structure souhaitée (par exemple, courriel, tableau, discours) pour obtenir un résultat conforme à vos attentes.
En appliquant ces principes, vous pourrez exploiter pleinement le potentiel de ChatGPT ou autre IA pour assister efficacement dans vos fonctions d’assistant(e) de direction.